Contrat d’entretien des parties communes : ce qu’il doit prévoir
Un contrat d’entretien des parties communes rédigé à la hâte se paie ensuite en relances, en réclamations de résidents et en échanges tendus avec le prestataire. Le plus souvent, le problème ne vient pas de la mauvaise volonté de l’un ou de l’autre, mais d’un document trop vague : personne ne sait exactement ce qui était prévu. Voici, point par point, ce qu’un syndic, un conseil syndical ou un bailleur a intérêt à faire écrire noir sur blanc avant de signer.
Partir d’un relevé précis de la résidence
Un bon contrat commence par une visite. Elle permet de recenser les bâtiments, les cages d’escalier, les niveaux, les ascenseurs, les caves, les parkings et les locaux annexes, mais aussi la nature des sols et les points sensibles : une entrée très passante, une cour qui ramène des gravillons, un local poubelles mal ventilé.
Ce relevé sert de base au cahier des charges. Il évite les oublis, qui sont la première source de désaccord : une zone qui n’est pas écrite dans le contrat n’a aucune raison d’être nettoyée. Notez aussi les conditions d’accès (clés, badges, codes) et l’emplacement du local ménage et du point d’eau.
Le cahier des charges, zone par zone
Pour chaque tâche, indiquez une fréquence et, si possible, le résultat attendu. « Lavage des escaliers une fois par semaine » est plus clair que « entretien régulier des escaliers ».
- Halls et sas d’entrée : balayage, lavage, vitres des portes, boîtes aux lettres, entretien des tapis
- Paliers et escaliers : balayage ou aspiration, lavage, mains courantes, nez de marche, plinthes
- Ascenseurs : sol de la cabine, parois, miroir, boutons, rails de porte
- Caves et couloirs de caves, local vélos et poussettes
- Local poubelles : sol, murs, bacs, points de contact
- Parkings et rampes d’accès, abords immédiats de l’entrée
Fréquences, jours et horaires de passage
Distinguez clairement les tâches réalisées à chaque passage, celles qui reviennent chaque mois et celles qui sont trimestrielles ou annuelles, comme le lavage des vitres hautes ou le nettoyage complet du parking. Fixez des jours de passage réguliers : les résidents savent quand l’agent intervient et les réclamations se vérifient plus facilement.
Les horaires comptent aussi. Laver un escalier à l’heure où tout le monde part travailler crée des traces et un risque de glissade. Le contrat peut enfin prévoir une saisonnalité : un hall plus souvent lavé en hiver, un local poubelles plus souvent désinfecté quand il fait chaud.
Le remplacement de l’agent absent
Congés, arrêt maladie, formation : l’agent habituel sera forcément absent un jour. Le contrat doit indiquer que les passages sont maintenus par un remplaçant, aux jours prévus, sans que le syndic ait à le demander. C’est la clause la plus souvent oubliée, et celle dont l’absence se remarque le plus vite.
Concrètement, le remplaçant doit disposer d’une fiche de site : accès, clés, consignes particulières, produits adaptés aux sols, emplacement du matériel. Prévoyez aussi ce qui se passe si un passage est malgré tout manqué : un rattrapage dans un délai convenu entre vous, mentionné sur la fiche de passage.
Le contrôle qualité : fiche de passage et rapport photo
Ces outils protègent les deux parties : le syndic dispose d’éléments objectifs pour répondre aux résidents, et le prestataire peut montrer ce qui a été fait.
- Une fiche de passage affichée dans la résidence, datée et signée à chaque intervention, avec les tâches réalisées
- Un rapport photo avant et après pour les prestations ponctuelles ou les zones qui posent problème
- Des contrôles réguliers sur place par le responsable de l’entreprise
- Une procédure de réclamation : qui contacter, sous quel délai la reprise est faite, avec une trace écrite
Plusieurs immeubles, un seul interlocuteur
Un syndic ou un bailleur qui gère plusieurs résidences gagne beaucoup de temps avec un prestataire unique et un interlocuteur unique. Une seule personne connaît l’ensemble des sites, centralise les demandes et applique le même format de fiche et de rapport partout.
Attention toutefois : chaque copropriété est un syndicat distinct avec son propre budget. Le plus simple est souvent un contrat par résidence, ou un contrat commun avec une annexe et une facturation par immeuble, pour que les charges soient réparties correctement.
Les prestations ponctuelles et les options
Précisez comment ces prestations se commandent : demande écrite, devis préalable, puis bon d’intervention. Cela évite les travaux réalisés sans accord et les contestations au moment de la facture.
- Sortie et rentrée des conteneurs les jours de collecte
- Vitrerie des parties communes toute hauteur : perche à eau osmosée jusqu’à environ 8 m, nacelle au-delà
- Lavage complet du parking et des rampes
- Nettoyage après travaux dans une cage d’escalier ou un hall
- Débarras d’encombrants abandonnés, sur accord du syndic
- Nettoyage après un dégât des eaux
Produits, matériel et sécurité
Le contrat indique qui fournit les produits et le matériel, et quel local est mis à disposition. Les produits doivent être adaptés à chaque revêtement : une pierre calcaire ne se traite pas comme un carrelage. Demandez que les fiches de données de sécurité soient disponibles et que les règles de base soient respectées, notamment ne jamais mélanger eau de javel et produits acides ou ammoniaqués.
Pendant le lavage, un panneau « sol glissant » doit être posé. Pour les vitres hautes, l’entreprise doit disposer du matériel et des habilitations nécessaires au travail en hauteur.
Durée, révision et comparaison des offres
Faites figurer la durée du contrat, ses conditions de reconduction et de résiliation, ainsi qu’un point d’étape après quelques mois pour ajuster les fréquences. Pour comparer plusieurs offres, exigez qu’elles répondent au même cahier des charges : mêmes zones, mêmes tâches, mêmes fréquences. Regardez aussi le temps de présence prévu sur place : une offre nettement plus basse prévoit souvent moins d’heures, et donc moins de travail réel.
Comment CALADE PROPRETÉ construit ce contrat avec vous
Nous commençons par une visite de la résidence, puis nous vous proposons un cahier des charges détaillé zone par zone, que vous pouvez modifier. Les passages sont assurés par des agents qualifiés AS ou AQS propreté, avec une fiche de passage sur place et un rapport photo avant et après pour les prestations ponctuelles.
En cas d’absence, un remplaçant reprend les passages avec la fiche de site. Le dirigeant de l’entreprise reste votre interlocuteur unique, que vous nous confiiez une résidence ou plusieurs.
Questions fréquentes
Le syndic peut-il signer seul le contrat d’entretien ?
Le contrat est signé par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires, dans le respect des décisions de l’assemblée générale, notamment le budget voté et les règles de mise en concurrence qu’elle a fixées. Le conseil syndical peut demander à consulter les offres avant la signature.
Que faire si une prestation prévue n’a pas été réalisée ?
Signalez-le par écrit à l’interlocuteur désigné, en vous appuyant sur la fiche de passage. Le contrat doit prévoir une reprise dans un délai convenu. Si les manquements se répètent, ce sont les conditions de résiliation du contrat qui s’appliquent.
Peut-on modifier les fréquences en cours de contrat ?
Oui, si le contrat le prévoit ou par un avenant signé des deux parties. Un point d’étape après quelques mois est justement l’occasion d’ajuster ce qui est trop ou pas assez fréquent.
Faut-il un contrat par immeuble quand on gère plusieurs résidences ?
Pour des copropriétés distinctes, c’est souvent préférable, car chacune a son propre budget. Rien n’empêche d’avoir le même prestataire et le même interlocuteur pour toutes, avec des fiches et des rapports harmonisés.
Qui fournit les produits d’entretien ?
En général, c’est l’entreprise de nettoyage, mais il faut l’écrire. Le contrat précise aussi ce qui reste à la charge de la résidence, comme le local ménage, le point d’eau ou les sacs pour les poubelles.